Varausmoduuli

Varausmoduuli on Hobin moduuli seuran tilojen, välineiden ja muiden resurssien varaamiseen ja lainaamiseen. Se sopii ylläpitäjille ja jäsenille — tämä sivu kuvaa käytännön toimintaa, ei teknistä API-dokumentaatiota.

Jäsenille moduuli näkyy nimellä Varaukset. Tekninen tunniste järjestelmässä on edelleen lending (URL-polut, API, oikeudet).

Moduuli käyttää yleensä jäsenrekisteri- ja maksu-moduuleja. Lainaaja on jäsen (tai vieras, jos säännöt sen sallivat); maksulliset aikavaraukset syntyvät jäsenen saldoon.

Johdanto

Moduuli kattaa:

• Lainattavat resurssit — tilat, välineet, kirjat, pelit tai muut seuran omistamat asiat, joita jäsenet voivat varata tai lainata.
• Aikataulut — milloin resurssi on varattavissa (toistuvat ajat, kertaluontoiset ajat tai iCalendar-syöte).
• Varauslogiikka — kenelle varaus on sallittu, vaatiiko se vahvistuksen, millaiset rajoitukset ja hinnat koskevat varaajaa.
• Varaukset (lainaukset) — jäsen varaa ajan tai kappaleen; ylläpito näkee ja hallitsee varauksia.
• Estetyt ajat — ulkoiset kalenterit tai aikataulut, jotka merkitsevät resurssin jo varatuksi.

Tyypillisiä käyttötapauksia: salin tai saunan aikavaraus, pelitilan varaaminen, lainattavan välineen hallinta.

Sanasto

Kenelle sopii?

• Seurat ja kerhot, joilla on yhteisiä tiloja (sali, sauna, pelitila)
• Yhdistykset, joissa jäsenet varaavat välineitä tai muita resursseja
• Tilanteet, joissa eri ryhmille (jäsenet / vieraat) tarvitaan eri säännöt tai hinnat

Jäsenen näkymä

Kirjautuneelle jäsenelle osoitteessa /lnd (Varaukset):

• Lainattavat resurssit — lista aktiivisista resursseista.
• Resurssisivu — nimen alla voi näkyä ylläpitäjän kirjoittama esittely (markdown), sen jälkeen kalenteri (tai lista) vapaista ja varatuista ajoista. Tyhjä esittelyteksti = ei esittelyä.
• Varauksen tekeminen — valitse päivä ja aikaväli aukiolojen sisältä, vahvista varaus.
• Oma varaus — näet omat varauksesi; voit täydentää lisälomakkeen ja peruuttaa tulevan varauksen.
• Etusivu — tulevat omat varaukset näkyvät etusivun tapahtumissa.

Varaus vaatii yleensä kirjautumisen ja jäsenprofiilin. Jos resurssilla on pakollinen lisälomake, varaus jää odottamaan, kunnes lomake on täytetty.

Aikavarauksen tekeminen

1. Avaa resurssi listasta.
2. Valitse kalenterista päivä, jolla on vapaita aikoja.
3. Valitse alku- ja loppuaika aukioloikkunan sisältä (voit varata myös osan ikkunasta).
4. Vahvista varaus (Varaa).

Kalenteri näyttää vapaat, osittain varatut ja täynnä olevat ajat. Toisten jäsenten varauksista voi näkyä julkinen otsikko ja kuvaus, jos ne on annettu. Jos varaus ylittää säännön kestorajat, varaus ei onnistu.

Peruutus

• Jäsen voi perua tulevan varauksen, joka ei ole vielä alkanut.
• Mennyttä tai jo alkanutta varausta ei voi perua itse.
• Peruutus vapauttaa ajan muille.

Ylläpidon näkymä

Navigaatio

Hallintapaneelissa Varaukset:

• Lainaukset — ylläpitäjä voi luoda, muokata ja poistaa varauksia hallintapaneelista (jäsenelle tai ilman jäsentä).
• Lainattavat — resurssien luonti ja muokkaus (esittelyteksti, varauslogiikka, estetyt ajat).
• Aikataulut — aikataulujen luonti, iCalendar-synkronointi ja .ics-lataus.

Hallintapaneelin etusivulla näkyvät seuraavat kolme tulevaa varausta (aikavaraukset). Jäsenen omat tulevat varaukset näkyvät edelleen seuran etusivun tapahtumissa.

Ylläpitäjän tekemät varaukset eivät noudata jäsenen varaussääntöjen rajoituksia (aktiivisten määrä, aikatauluikkunat, kestorajat jne.); ajat voi asettaa vapaasti. Muokkauksessa voi vaihtaa ajanjaksoa, tilaa, erä- tai noutopäivää, palautusta ja lisätietoja; lainaajaa ja resurssia ei vaihdeta luonnin jälkeen.

Resurssin luonti (aikavarattava)

1. Luo tarvittaessa aikataulu (Aikataulut) — nimi, toistuvat tai kertaluontoiset ajat, tai iCalendar-osoite / .ics-tiedosto.
2. Luo lainattava resurssi tyypillä Aikavarattava, anna nimi, kirjoita tarvittaessa esittelyteksti jokaisella kielellä ja aktivoi resurssi. Esittely näkyy julkisella resurssisivulla nimen alla.
3. Lisää varauslogiikka: säännön nimi, kenelle se koskee, varaustapa, rajoitukset, aikataulut ja mahdollinen hinta.
4. Lisää tarvittaessa estetyt ajat ulkoisista kalentereista.

Säännöt voi myös kopioida toiselta resurssilta (monista säännöt tai käytä jaettuja sääntöjä).

Esikatselu ja simulointi

Ylläpitäjä voi esikatsella resurssin julkista sivua (myös ei-aktiivista resurssia, jota jäsenet eivät näe). Esikatselussa voi simuloida varausta: järjestelmä näyttää, onko varaus sallittu, millä säännöllä ja hinnalla ja mahdolliset rajoitusvirheet — ilman että varausta luodaan. Simulaation voi ajaa toisena jäsenenä (esim. eri lisätiedoilla tai säännöillä) tai varauslomakkeen valinnoilla, jos hinta riippuu niistä. Tavallinen jäsen ei voi esikatsella passiivista resurssia eikä simuloida.

Aikataulut

Aikataulu määrittää varattavat ajat:

Aikataululle voi asettaa suodattimen (esim. otsikon perusteella), jolloin vain sopivat tapahtumat otetaan mukaan synkronoinnissa.

Kapasiteetti aikataulussa kertoo, montako samanaikaista varausta samaan ikkunaan mahtuu (usein 1 tilavarauksessa).

Estetyt ajat

Resurssille voi liittää aikatauluja, joiden tapahtumat merkitään jo varatuiksi. Näin ulkoinen käyttö (esim. toinen varausjärjestelmä tai henkilökunnan kalenteri) estää päällekkäiset varaukset Hobissa.

Ulkoisen kalenterin tapahtumista voidaan näyttää otsikko ja kuvaus resurssin julkisessa kalenterissa. Ylläpitäjä voi määrittää linkkikohtaisesti, miten nämä tiedot näytetään (oletus: suoraan tapahtuman otsikko ja kuvaus). Estetyt ajat estävät edelleen päällekkäiset varaukset; näkyvä otsikko ja kuvaus on lisätieto jäsenille, ei erillinen varaus Hobissa.

Varauslogiikka

Yhdellä resurssilla voi olla useita sääntöjä. Järjestelmä käy säännöt järjestyksessä ylhäältä alas ja käyttää ensimmäistä, jonka Koskee-ehto täyttyy varaajalle.

Laita tarkemmat ehdot (esim. varsinaiset jäsenet tai lisätietoihin perustuva esto) ylös ja yleinen oletussääntö viimeiseksi, jotta oikea sääntö osuu oikealle ryhmälle. m.data.* viittaa jäsenen lisätietoihin; ks. myös jäsenrekisterin lisätietolomake.

Varaustavat

Esimerkki: eri säännöt jäsenille ja vieraille

1. Sääntö jäsenet — koskee kirjautuneita / varsinaisia jäseniä, välitön varaus, edullisempi hinta.
2. Sääntö vieraat — koskee kaikkia (tyhjä ehto), odota vahvistus.

Kirjautunut jäsen osuu ensimmäiseen sääntöön; ilman jäsenprofiilia varaus voi osua vierassääntöön, jos se on määritelty.

Lisätiedoilla voi erottaa myös jäseniä: esimerkiksi jäsenet, joilla ei ole estetty-lippua (m.data.blocked != true), saavat välittömän varauksen; muut osuvat eri sääntöön tai eivät osu mihinkään.

Hinnat ja maksut

Aikavarattavalle resurssille hinta määritellään säännön aikataululinkissä:

• Hinta per minuutti, tunti tai päivä.
• Varauksen kesto pyöristetään ylöspäin laskutusyksikköön (esim. 1,5 h → 2 tuntia tuntiveloituksella).
• Jos varaus ylittää useamman eri hintaisen aikataulun jatkuvan jakson, hinta lasketaan osissa (kukin jakso omalla hinnallaan).
• Maksuton aikataulu = ei veloitusta. Hinnan voi myös jättää tyhjäksi, jolloin aikataulusta ei veloiteta.

Vahvistettu / aktiivinen maksullinen varaus luo veloituksen jäsenen saldoon Hobin maksu-moduulin kautta. Peruutus tai poistaminen poistaa vastaavan veloituksen.

Varauksen tilat

Käyttöoikeudet

Ilman hallintaoikeuksia jäsen näkee vain oman varausnäkymän (/lnd) ja omat varauksensa.

Integraatiot

Jäsenyysmoduuli (membership)

• Lainaaja on tyypillisesti jäsen. Ehdot (Koskee) käyttävät samoja jäsenkenttiä kuin maksujen hinnoittelu (esim. varsinainen jäsen) sekä jäsenrekisterin lisätietoja.
• Ilman profiilia varaus voidaan estää tai ohjata vierassääntöön.

Maksutmoduuli (payments)

• Aikavarauksen hinta syntyy saldoveloituksena varaukseen liittyen.
• Jäsen maksaa Hobin yleisen maksuvirran kautta.

Ilmoitukset ja muut moduulit

• Omat tulevat varaukset näkyvät etusivun tapahtumissa.
• Varaukseen voidaan myöhemmin kytkeä ilmoituksia (eräpäivät yms.) ilmoitusmoduulin kautta.

Käytännön vinkkejä

• Aktivoi resurssi vasta, kun varauslogiikka ja aikataulut ovat valmiit — passiivinen resurssi ei näy jäsenille.
• Pidä aikataulut ja estetyt ajat ajan tasalla, jos käytät ulkoista kalenteria.
• Testaa säännöt sekä jäsenenä että ilman jäsenyyttä, jos molemmat ryhmät voivat varata.
• Jos hinta vaihtuu vuorokauden aikana, linkitä eri aikataulut samaan sääntöön eri hinnoilla (jatkuvat ikkunat muodostavat yhtenäisen varausjakson).